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La numérisation au bureau devient une nécessité et pas seulement un bien-être. Voici comment vous pouvez effectuer la transition.

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L’espace de travail évoluant de minute en minute grâce aux progrès technologiques constants, la nécessité de numériser au bureau les données et les enregistrements de l’entreprise est devenue une nécessité.

Selon une étude de 2019, The Modern Workplace, la transformation numérique de l’espace de bureau et l’adoption de la technologie sont les principaux défis organisationnels auxquels sont confrontées de nombreuses entreprises d’aujourd’hui. Trente-sept pour cent des entreprises interrogées considèrent la transformation numérique comme un défi majeur, et 35 pour cent considèrent l’adoption de la technologie comme un problème.

Dirigé par Condeco, un fournisseur de logiciels de réservation de salles de réunion et de technologies d’utilisation de l’espace “, le rapport s’appuie sur une enquête quantitative menée auprès de 750 chefs d’entreprise dans six régions: le Royaume-Uni, les États-Unis, la France, l’Allemagne, l’Australie et Singapour. une étape qualitative, au cours de laquelle six entretiens approfondis ont été menés avec des dirigeants. “

La numérisation bureautique de plus en plus courante
«La numérisation au bureau – prendre des documents papier et les stocker sur un ordinateur – est un processus lent mais imparable», explique Chris Nicholson, PDG de Skymind, une société d’IA.

«La numérisation rend les documents consultables, ce qui signifie que les employés et la direction peuvent partager et trouver des informations plus rapidement», explique Nicholson. “Cela accélère également certains processus métier.”

Cela devient également la norme, ajoute Carisa Miklusak, PDG de tilr, une société d’emploi qui automatise le processus de recrutement à l’aide d’une plateforme d’IA numérisée.

“Chaque industrie et chaque aspect de l’entreprise s’est amélioré grâce à l’intégration technologique et à la numérisation des tâches et des données”, explique Miklusak. «Les organisations peuvent soit adopter et apprendre à tirer parti de la numérisation, soit prendre du retard sur leurs concurrents qui ont choisi d’adopter la technologie.»

La numérisation augmente rapidement et devrait se développer dans toutes les industries, note Dimitar Vouldjeff, PDG de Enhancv.com, un service de CV en ligne.

“Des capteurs intelligents qui détectent l’occupation d’une salle de réunion à l’IA identifiant les défauts de fabrication dans les lignes de production, la numérisation est là pour durer”, explique Vouldjeff. «Sans la numérisation des bureaux, les entreprises ne survivront probablement pas.»

La numérisation de bureau à la hausse pour une raison
La liste des avantages de la numérisation de bureau est longue. Certains des principaux avantages comprennent une meilleure organisation des données de l’entreprise et une productivité accrue. Si les employés et la direction peuvent localiser rapidement et efficacement les données et mettre en œuvre des processus de flux de travail électroniques, il est beaucoup plus facile d’être compétitif.

“En numérisant leurs données et en appliquant l’IA pour les analyser et les interpréter, une organisation peut resserrer sa bande passante et évoluer rapidement avec moins de ressources”, explique Miklusak.

“Combien de temps, vous et vos employés, passez-vous à rechercher des contrats ou à exécuter des processus tels que les comptes créditeurs?” dit Jesse Wood, PDG d’eFileCabinet, une société de logiciels de gestion de documents.

«Sans la numérisation au bureau, vous limitez votre capacité à évoluer et vous devez embaucher plus de personnes pour effectuer la même quantité de travail», explique Wood. “La numérisation et l’automatisation économisent le capital humain et réduisent le capital d’exploitation.”

La numérisation au bureau conduit également à une meilleure conservation des informations et à une sécurité renforcée. Lorsque les informations sont stockées dans le cloud, plutôt que sur papier, elles ne sont pas vulnérables aux dommages causés par le feu ou l’eau et sont généralement moins vulnérables au vol.

D’autres avantages incluent moins d’erreurs de transcription et la création de pistes d’informations utiles pour les audits.

La numérisation réduit également les frais généraux en termes d’espace de bureau.

“Avec la numérisation des bureaux, les entreprises peuvent se localiser n’importe où, ce qui signifie réduire les frais généraux sans sacrifier les employés”, explique Pete McAllister, fondateur d’OutreachPete, un service de marketing Internet.

La composante humaine de la numérisation
Bien sûr, la numérisation au bureau ne fonctionnera pas bien si les employés ne sont pas à bord, quel que soit votre secteur.

«Dans notre entreprise de matériaux de construction, nous utilisons des drones qui capturent des données et des statistiques inestimables pour l’entreprise, mais ces données doivent être interprétées par nos employés», explique Raul Duran, vice-président des communications et du marketing pour CEMEX.

«La numérisation au bureau n’est pas possible sans l’élément humain», explique Jimmy Chrabieh, PDG de Differio, un détaillant de vêtements pour hommes en ligne. “Les derniers processus et programmes ne seront pas efficaces en termes d’efficacité s’il n’y a pas de contribution de personnes réelles.”

Cela est vrai même pour les entreprises technologiques, ajoute Miklusak.

“Il est essentiel de s’assurer que tous les employés adoptent des approches [numérisées], comprennent les avantages et connaissent les meilleures pratiques”, dit-elle. “Les meilleurs résultats se trouvent à l’intersection du progrès technologique et de l’analyse humaine.”

Ken Costello, directeur de l’exploitation de MST Solutions est d’accord.

“Une véritable transformation numérique ne peut pas se produire si votre équipe n’y est pas pleinement investie”, dit-il. “S’ils résistent au changement, en particulier en ce qui concerne les nouvelles technologies, cela entraînera des défis d’adoption, des inefficacités et un mauvais retour sur l’investissement de transformation.”

Comment gérer efficacement la numérisation Office
Faire en sorte que vos employés adoptent et adoptent la numérisation au bureau prend plus que de la chance et un e-mail à l’échelle du bureau. Gardez à l’esprit les conseils suivants.

  1. Éliminez le facteur de peur.
    «Résolvez le problème des« FUD », qui est la peur, l’incertitude et le doute», explique Sean Beard, vice-président des technologies émergentes chez Pariveda Solutions, une société de conseil aux entreprises.

“Si les employés craignent que la technologie remplace une partie de leur travail, ils résisteront”, poursuit-il. “Montrez que vous utilisez la numérisation pour augmenter vos effectifs, pas la remplacer.”

«Assurez-vous que vos emplois ne s’évaporeront pas», reconnaît Nicholson. “Expliquez que la société utilise la numérisation et l’automatisation des bureaux pour augmenter le personnel existant et permettre une sorte d’assistance numérique qui permet aux employés de se concentrer sur des tâches plus importantes.”

  1. Soyez franc et communiquez.
    “Soyez clair sur ce que fait l’entreprise en numérisant”, explique Miklusak. “Expliquez pourquoi et les résultats attendus. Dites aux employés comment la numérisation au bureau affectera leur vie, leur travail et leurs tâches quotidiennes. Dites-leur également quelle assistance sera fournie pendant la transition.”
  2. Prévenir.
    «Communiquez de manière excessive sur le passage à la numérisation des bureaux et incluez la justification sous-jacente», explique Scott Schoeneberger, associé directeur chez Bluewater, une société de technologie pour les réunions et événements. “Cela garantit que les gens sont conscients que le changement arrive, leur donne le temps de s’y préparer et leur permet de comprendre pourquoi il est important pour le succès continu de l’entreprise.”
  3. Assurer une adoption complète du leadership.
    “Il est essentiel que toute l’équipe de direction soit à bord et claire sur les initiatives numériques et technologiques”, a déclaré Miklusak. «Sans alignement sur le leadership, l’adoption a peu de chances.»

Schoeneberger est d’accord.

“Inclure les parties prenantes et les influenceurs organisationnels dans le processus de numérisation du bureau”, dit-il. “Cela contribuera à l’adoption à tous les niveaux, car tout le monde se sent plus connecté et montre son adhésion au changement.”

  1. Offrez une formation.
    “Offrez une formation approfondie et un soutien continu pendant la transition”, explique Schoeneberger. “Les sessions de formation multiples, les formations portes ouvertes et l’accès à des experts garantissent que les changements n’entraînent pas de perte de productivité.”

La formation continue montre à vos employés que vous êtes attaché à eux et à la numérisation du bureau, ajoute Miklusak.

“La formation continue, comme les démonstrations régulières, prépare votre organisation au niveau supérieur, et cela motive les employés à être excités plutôt qu’à hésiter à propos de la transition.”

  1. Impliquez vos employés dans les décisions de numérisation.
    “Tout comme vous recherchez des commentaires des clients en version bêta avec un nouveau produit, demandez à vos employés des commentaires sur la meilleure façon de numériser de manière à renforcer leurs résultats et leur efficacité”, explique Miklusak. “Cela aide à produire des processus de numérisation efficaces et donne aux employés un sentiment d’implication, afin qu’ils ne se sentent pas isolés de ce qui se passe.”
  2. Faites-le une étape à la fois.
    “Certaines des meilleures campagnes de numérisation sont déployées étape par étape”, explique Schoeneberger. “Aller lentement apaise les inquiétudes concernant l’utilisation de la technologie, permet de traiter les changements et montre les impacts potentiels sur les positions.”

La numérisation des bureaux devrait être une “stratégie à long terme”, ajoute Beard. “Commencez lentement, en particulier avec les transitions culturelles, et donnez aux employés

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